EXCEL

¿Qué es Excel? 

Es una aplicación muy útil hoy en día, ya que es un gestor de hojas de cálculo u hoja electrónica de la familia ofimática con muchísimas utilidades tales como:

- Elaborar planillas de pago

- Elaborar estados de cuenta

- Manejar el control de notas de una institución 

- Manejar inventarios

- Elaborar cálculos estadísticos

Excel esta compuesto por:

• Libros
• Hojas

Libros:

Esta formado por hojas y cada hoja a su vez está dividida en múltiples celdas en la parte inferior izquierda de la ventana de Excel, se notaran unas pestañas con los nombres Hoja , Hoja 2, y Hoja 3.

Hojas:

Estas contienen la cuadrícula en la que se trabajan los datos y las fórmulas.

Así como se muestra en la imagen siguiente:

Filas: Se encuentran de forma horizontal y están identificadas por números desde el 1 al 1.048,576.

Así:

Columnas: Se encuentran de forma vertical y están identificadas por letras de la A á a ña XFD.

Celda: Es la intercepción de una fila y una columna identificándose así: A1, Z28, B14.. 

¿Cómo desplazarnos en las hojas de cálculo?

Para desplazarnos por las hojas de cálculo y por cada celda debemos hacer uso de nuestro teclado y nuestro Mouse.

Con las teclas cursora o de navegación hacia arriba y abajo, derecha o izquierda.

¿Con cuantas celdas dispongo?

Excel 2003:

Excel 2010:

Para iniciar una fórmula en Excel debemos utilizar un signo

<< = >>, esto indica a Excel de que se trata de un dato numérico.

En Excel existen 4 tipos de operadores de cálculo:

1.  Aritmético
2. Comparación
3. Concatenación de texto
4. Referencia

Operadores Aritméticos:

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos utilice los siguientes operadores aritméticos. 

Operadores de Comparación

Se pueden comparar 2 valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan 2 valores utilizando estos operadores el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de Concatenación de texto

Operador de Referencia

 Orden de Cálculo.

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen a una fórmula.

Prioridad de Operadores.

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecuta las operaciones en el orden que se indica, Sí una fórmula contiene operadores con la misma prioridad, Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Uso de Paréntesis

Ejemplo:

Calcula la multiplicación, suma 5 al resultado: =5+2*3, el resultado será sin utilizar paréntesis:

Por lo tanto, si se utilizan los paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará  5 y 2, por lo tanto multiplicará  por 3, con lo que se obtiene  21:

 

El uso del paréntesis lo usaremos dependiendo cuál sea la operación que y de acuerdo a lo que necesitan obtener.

Como cambiarle el tamaño a una celda

Para cambiarle el tamaño a una celda debemos seleccionar la ficha inicio, grupo celdas comando formato y seleccionar  el tamaño alto de fila, y ancho de fila.

Copiar y Pegar

Método para copiar, mover rangos y eliminar, Podemos utilizar herramientas que nos permitan agilizar el trabajo en las hojas de Excel como la copia de texto y el pegado en diferentes formas.

Formato de Celdas

Cuando se introduce un dato en Excel, este puede ser formateado con diferentes opciones.

El formato de celdas nos permite trabajos diferentes de acuerdo a nuestra necesidad.

Insertar marcos de índice

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseamos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

Para crear los marcos de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:Seleccionamos las frases o palabras que se van añadir al índice.

Índices

Podemos crear subentradas de las Entrada principal, las sub aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. 

Cambio de nombre a las hojas de Excel

Podemos de un formato fácil cambiar el nombre a las hojas de Excel de 2 formas como las siguientes:

1.

• Clic en la ficha inicio
• Clic grupo celdas
• Comando formato
• Cambiar nombre de la hoja

2.

• Seleccionamos la hoja
• Clic derecho sobre ella o doble clic
• Elegimos cambiar el nombre

Autoformas

Es un objeto de dibujo que ya está diseñado y disponible en Excel. 

Los pasos son:

• Clic a la ficha insertar.
• Clic en el grupo ilustraciones.
• Clic al comando formas.
• Luego elegimos la forma que necesitemos.

Hipervínculos.

Es un recurso del que disponen los documentos electrónicos bien sean hoja de cálculos, archivos de textos u otro, permitiendo del mismo o con otro documento.

Pasos para crear un hipervínculo.

• Seleccionamos el texto que llevaremos acabo para el hipervínculo.
• Clic a la ficha insertar.
• En el grupo vínculo damos clic al comando hipervínculo.

Las funciones en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta la manera de realizar un cálculo.

Excel contiene diferentes tipos de sintaxis entre están:

• =SUMA (rango).
• =MAX (rango).
• =MIN (rango).
• =CONTAR (rango).
• =CONTAR SI (rango;criterios), ejemplo: =CONTAR SI (B2:B23,"SUSANA").
• =FUNCIÓN SI (rango).

Mover hojas de Excel.

Al mover hojas en Excel nos permite agrupar las diferentes formas las hojas y en diferentes tipos de trabajo.

Los pasos para mover las hojas son:

• Seccionar la hoja a mover.
• Clic derecho sobre la hoja mover.
• Clic en mover o copiar.

Imprimir las hojas de cálculo.

Para imprimir las hojas de cálculo seguimos los siguientes pasos:

1. Archivo.
2. Imprimir.
3. Cantidad de impresiones.
4. Seleccionar el tipo de impresión.
5. Configurar páginas de impresión.
6. Orientación.
7. Tamaño de la hoja.
8. Márgenes.
9. Imprimir.

Tipos de Error.

###: Aparece cuando en una celda con formato número no cabe la cifra completa.

#¡VALOR!: Aparece cuando realizamos una operación no válida. Como multiplicar una celda con otra celda que contenga texto.

#¡DIV/0!: Aparece cuando realizamos una división por cero. Es decir que no se puede realizar la operación.

#¿NOMBRE?: Aparece cuando utilizamos un nombre de una función que no existe en Excel o definida por el usuario.

#¡NUM!: Aparece cuando colocamos una función valor no numérico, cuando Excel espera que sea un número.

#¡N/A!: Aparece cuando en una función búsqueda no encuentra ninguna coincidencia exacta.

#¡NULO!: Aparece cuando la intercepción de dos rangos no existe.

#¡REF!: Aparece cuando hacemos referencias a una dirección que hemos eliminado.

Ejemplo de la sintaxis de lo aprendido en clase de =SUMA:

Un jefe de una empresa quiere saber el total de pago de sus 8 empleados estrellas y para eso realizamos lo siguiente:

• Introducimos en una fila los nombres de los 8 empleados estrellas de la empresa.
• Luego en la siguiente fila colocamos el salario de cada uno de ellos que ganan mensualmente.
• Luego el Bono que recibieron por su buen trabajo a cada uno.
• En Fila Total sumamos a cada uno el salario y el bono ejemplo: si el nombre de Ana esta en la fila 2 y columna A, el salario es A3 y el bono B4, seria la suma así: =A3+B4 y así sucesivamente con los demás.
• Cuando tenemos el total de cada uno de los empleados y el jefe necesita tener el resultado total de pago utilizamos la SINTAXIS =SUMA así: escribimos la sintaxis: =SUMA:(se selecciona todos totales al mismo tiempo y Enter).

¿Qué son las validaciones de datos?

Me permite restringir cualquier tipo de datos al ingresar la computadora.

Tablas dinámicas.

Esto consiste en el resumen de un conjunto de datos atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación  de dichos datos.

Pasos para insertar una tabla dinámica.

• Seleccionar las celdas con las que insertaremos una tabla dinámica.

• Ficha insertar.
• Luego seleccionamos tabla.

• Clic en tabla.

• Aceptar.
• Luego comenzamos a trabaja dentro de ella.

Macros: Para mí es una serie de pasos lógicos que permiten realizar diferentes actividades cuando los datos son rutinas.

Los pasos son: 

1. Clic en la ficha archivo.
2. Clic en Opciones.
3. Personalizar cinta de.
4. Opciones.
5. Activa casilla.
6. Programador.

Como se muestran en la imágenes siguientes:

Ejercicios de ejemplos aprendido en clase:

*Sacar el promedio de un grupo de Alumnos de dos materias que necesita el profesor obtener que son Ciencias y Sociales.

• Escribir 15 nombres de alumnos en cada celda.
• Escribir las las dos notas de cada uno de los Alumnos obtenidos en sus materias.

• Luego tomamos las dos notas de cada Alumno y las dividimos entre 2. Porqué entre 2?, porque como son dos notas de las dos materias, entonces es por eso que se dividen entre dos. Siempre antes de realizar cualquier tipo de fórmula nunca ay que olvidar el signo =.

• Al final de cada procedimiento con cada uno de los Alumnos obtendremos el promedio correspondiente de cada uno de ellos.

*Una Empresa de sea obtener el saldo de gastos que efectúa durante los primeros 6 meses, luego quiere tener la suma total de los saldos.

• Luego empezamos a restar por cada mes los gastos que se hacen y el resultado lo obtenemos en Saldos.

• Al ver obtenido los Saldos de cada mes, sacaremos el Total de los 6 meses. Utilizando la Sintaxis: =SUMA, seleccionamos todos los resultados de gastos y presionamos Enter. ahí obtendremos la suma total de los 6 meses.

• Al final obtendremos la suma total de los saldos que deseábamos obtener.

*Sacar las estadísticas de unos alumnos que realizaron sus estudios de Bachillerato.

• Escribimos 6 materias principales en Bachillerato.
• Luego escribimos el total de los alumnos inscritos por cada materia.
• Luego el total de alumnos aprobados por cada materia.

• Sacar el resultado por cada materia de los alumnos eliminados.
• Es decir, escribimos en la Celda E5 el resultado que queremos sacar que es: =B5-D5 y Enter. y así sucesivamente.

• Luego sacar el resultado de las materias aprobadas por los alumnos inscritos.
• Escribimos en la celda F5 el resultado que queremos obtener, que es: ?B5-C5 y Enter y así sucesivamente.

• Al obtener los resultados anteriores de cada materia sacaremos el total de los inscritos. Así también como los presentes, aprobados, eliminados y ausentes.
• Para sacar los totales escribimos con la ayuda de la sintaxis =SUMA, es decir que será =SUMA(B5:B10) y Enter.

• Luego buscar el resultado de Maxímo, utilizando siempre una Sintaxis que será =MAX, es decir que será: =MAX(B5:B10) y Enter.

• Luego buscaremos el resultado de Minímo. utilizando la Sintaxis =MIN, es decir que será: =MIN(B5:10) y Enter.

Luego buscaremos el resulatado final que es el de promedios, utilizando la Sintaxis =PROMEDIO, es decir que será: =PROMEDIO(B5:B10) y Enter.

• Al final nos obtendremos esto:

*Un almacén de electrodomésticos quiere saber la cuenta de 5 electrodomésticos vendidos, obtener el IVA, Total de la venta, y conocer el máximo, minímo y promedio de los aparatos vendidos.

Colocamos en una fila los nombres de lo que estamos hablando o encontrando.

En código de número de vendidos y Artículos colocaremos los 5 códigos de registros de los electrodomésticos:

Luego introducimos el precio de cada uno:

En la fila y columna IVA obtendremos el IVA de los electrodomésticos utilizando el 22%, es decir multiplicaremos el precio con el 22%:

Obteniendo estos resultados:

En la fila y columna Total sacaremos sumando el precio con el IVA:

Después de a ver sacado el Total, buscaremos el total, máximo, mínimo y el promedio:

Para el total de los precios sumaremos cada uno de de los electrodomésticos:

Que nos dará así:

Igual para el caso del total del IVA sumando:

Obteniendo así:

De la misma forma para el Total de ventas:

Resultado:

Para sacar el máximo utilizaremos una formula diferente que es:

F4: Y F8 es todo de cada uno el total de la venta:

Obteniendo como resultado esto:

De igual procedimiento para el mínimo:

Fórmula:

Resultado:

También para el promedio del total de la venta:

Fórmula:

Resultado:

Quedando así: